Proiectele de construcții, indiferent de dimensiunea lor, se confruntă în ziua de astăzi cu o cantitate copleșitoare de documentație. De la contracte, rapoarte și până la permise, schițe și diverse planuri, iar lista continuă.

Doar pentru că proiectele implică multă birocrație, nu înseamnă că trebuie să vă îngropați sub un munte de documente. Prin adoptarea de soluții robuste, puteți rămâne organizat, găsi mai rapid informațiile de care aveți nevoie și, în cele din urmă, progresa cu proiectele de construcții.  

Dacă în prezent multe companii gestionează documente folosind soluții manuale de arhivare, e de reamintit că procesul de căutare a documentelor consumă aproximativ 35% din timpul tuturor profesioniștilor din industria construcțiilor. Din fericire, există multe instrumente care vă pot ajuta să rămâneți cu ușurință la zi.

Cu toate astea, nu toate sistemele de gestionare a documentelor sunt create la fel. Trebuie să aveți în vedere următoarele aspecte:

• să fie un mediu comun de date (CDE)
  
  
• sarcinile să fie automatizate în mod inteligent, cu ajutorul inteligenței artificiale
  
  
• să fie o variantă mobile-friendly, pentru a avea toate documentele la îndemână, pe telefon
  
  
• să fie o platformă de gestionare care să permită echilibrul perfect între securitatea datelor și accesibilitate, sau
  
  
• să aibă o tehnologie de recunoaștere optică a caracterelor (OCR), ce poate converti textul scris de mână, tastat sau tipărit în text codificat automat

7 soluții tehnologice pentru controlul documentelor de construcție

Soluțiile de top de pe piață sunt:

Autodesk Construction Cloud Connect

ACC Connect permite părților interesate din proiect să construiască fluxuri de lucru personalizate între Autodesk Construction Cloud și sute de alte sisteme. De exemplu, cu ACC Connect puteți personaliza și automatiza agregarea datelor din surse diferite și să importați documentele în Autodesk Construction Cloud. Invers, puteți exporta automat fișierele de proiect din ACC în soluții de stocare în cloud pentru arhivare, backup, sau doar pentru ține datele sincronizate, organizate și formatate.

Din integrările care pot îmbunătăți stocarea datelor într-o companie, putem enumera SharePoint (permite echipelor care folosesc Microsoft 365 să colaboreze în cloud), Egnyte (o soluție hibridă, on-premises și bazată pe cloud, de gestionare a conținutului), sau DropBox (o soluție de stocare în cloud cu funcții diferite ce pot economisi timp).

360 Sync

360 Sync este un instrument excelent pentru echipele ce utilizează mai multe sisteme în proiectele de proiectare. Acesta eficientizează gestionarea fișierelor și a documentelor, permițând totodată sincronizarea fișierelor de proiect către și de la Autodesk Construction Cloud, dar și la SharePoint, DropBox, sau Egnyte.

Tot ce trebuie făcut este să configurați sursele și destinațiile documentelor și să programați când doriți să se sincronizeze fișierele. 360 Sync va funcționa în fundal, gestionarea fișierelor făcându-se automat. În acest fel, nu veți mai petrece ore întregi transferând manual documente și gestionând informații duplicate sau învechite.

Cloudsfer

Cloudsfer este un serviciu de backup și migrare bazat pe cloud, ce acceptă peste 30 de furnizori de stocare. Este conceput pentru a migra rapid și ușor datele din Share Point, ECM, Google Drive, Dropbox și multe altele în Autodesk Cloud. Integrarea oferă arhivare și backup pentru proiecte, criptare SSL, o lățime de bandă de încărcare de mare viteză și flexibilitate pentru a satisface toate nevoile.

eFiler

Dacă folosiți Outlook, eFiler este o soluție de arhivare ideală a e-mailurilor, ce utilizează capabilități de înregistrare predictivă pentru a automatiza modul în care organizați și gestionați e-mailuri legate de un proiect.

eFiler arhivează mesajele împreună cu alte documente furnizate de client și de proiect, facilitând organizarea informațiilor. Are, de asemenea, o funcție de căutare indexată prin e-mail, care reduce timpul necesar pentru a găsi anumite mesaje sau atașamente.

Pentru a profita la maximum de eFiler, e indicat să fie integrat cu software-ul utilizat pentru a gestiona proiectele de construcții.

Naviate Cloud Manager 

Dezvoltat pentru administratorii Autodesk Construction Cloud care gestionează mai multe proiecte simultan, Naviate Cloud Manager accelerează configurarea proiectelor în bloc și automatizează sarcinile de gestionare a datelor. Acest software holistic permite administratorilor să gestioneze mai multe proiecte simultan și sincronizează datele de proiect între serverele intranet și mediul cloud. 

ProjectReady  

Când colaborați cu diverse echipe și companii prin mai multe soluții, ProjectReady vă ajută pe toți să rămâneți pe aceeași pagină. Soluția oferă un mediu de date integrat pentru a permite colaborarea pe mai multe platforme, fără prea multe bătăi de cap. 

Mai mult, automatizează sincronizarea datelor, managementul proiectelor și a fluxurile de lucru. Se integrează cu software-uri de construcții de top, inclusiv Box, SharePoint, Microsoft Teams și Outlook, ajutând toate părțile interesate să rămână conectate, indiferent de programele pe care le folosesc.   

Autodesk Docs 

Autodesk Docs e ideal pentru toate nevoile de gestionare a documentelor, în toate fazele unui proiectului. Fie că vizualizați și organizați modele 2D și 3D sau aveți nevoie să pregătiți documentația privind cifra de afaceri, Autodesk Docs poate acoperi toate nevoile.  

Soluția oferă, de asemenea, capabilități intuitive de control a documentelor, inclusiv fișiere structurate, precum și instrumente de filtrare și căutare. Autodesk Docs face colaborarea ușoară, datorită capabilităților încorporate de partajare, recenzii și marcare, fără a compromite securitatea fișierelor.