Pe fondul creșterii volumului de licitații publice pentru infrastructură și construcții, digitalizarea proceselor de achiziții începe să devină o direcție tot mai discutată și în administrațiile publice. Documentațiile de atribuire generează frecvent clarificări, contestații sau întârzieri, iar tot mai multe companii dezvoltă soluții bazate pe inteligență artificială pentru optimizarea procesului de achiții.
Un exemplu recent vine din SUA, unde compania Euna Solutions a lansat un instrument AI destinat verificării documentațiilor de licitație înainte ca acestea să fie publicate.
Noua funcționalitate, denumită Solicitation Advisor și integrată în platforma Euna Procurement, utilizează inteligența artificială pentru a analiza drafturile cererilor de ofertă (RFP – Request for Proposal) și pentru a identifica eventuale probleme care pot afecta procesul de achiziție.
Potrivit companiei, sistemul poate detecta formulări ambigue, criterii contradictorii sau neconcordanțe între cerințele solicitate și modul în care sunt evaluate ofertele. Scopul este reducerea erorilor din documentațiile de atribuire și creșterea calității procesului de licitație înainte de publicarea acestuia.
Reprezentanții Euna Solutions susțin că astfel de probleme generează frecvent întârzieri administrative și clarificări suplimentare în timpul procedurilor de achiziție publică.
„Fiecare act adițional sau clarificare suplimentară înseamnă timp pierdut și presiune administrativă asupra echipelor de achiziții. Dacă problemele sunt identificate încă din faza de draft, instituțiile au șanse mai mari să reducă întârzierile și să organizeze proceduri mai competitive”, a declarat Mykola Konrad, Chief Product Officer al Euna Solutions.
Compania citează date potrivit cărora peste 60% dintre instituțiile publice primesc, în medie, doar două până la cinci oferte pentru fiecare procedură de achiziție. În același timp, elaborarea unei documentații de licitație poate dura aproape 90 de ore, conform datelor National Cooperative Procurement Partners pentru 2024.
Astfel, utilizarea AI-ului este văzută ca o soluție pentru eficientizarea proceselor și reducerea timpului consumat de echipele de achiziții.
Potrivit unui studiu Gallup, aproximativ 21% dintre angajații din sectorul public folosesc deja instrumente de inteligență artificială de mai multe ori pe săptămână, în principal pentru automatizare și creșterea eficienței operaționale.
Totodată, unele administrații locale au început deja să integreze AI-ul în procesele de achiziții publice. Orașul Dallas, de exemplu, a introdus anul trecut instrumente bazate pe inteligență artificială în fluxurile sale.
Euna Solutions precizează că noul sistem reprezintă o evoluție față de instrumentele AI utilizate anterior pentru generarea rapidă a drafturilor de licitație. Noua abordare pune accent pe verificarea și optimizarea documentației înainte de lansarea procedurilor.
Potrivit companiei, inteligența artificială poate aduce valoare suplimentară în procesul de achiziții prin oferirea unor analize inteligente, recomandări și verificări contextualizate în funcție de categoria procedurii.
